Los 7 errores más costosos al contratar software (y cómo evitarlos)

Hemos visto los dos lados: proyectos que transformaron empresas y proyectos que terminaron en sistemas abandonados y presupuestos duplicados. La diferencia casi nunca está en la tecnología. Está en decisiones que se toman — o se omiten — antes de firmar el contrato.

1. Comprar funcionalidades en vez de resolver un problema

El error original: evaluar software por la lista de características ("tiene 200 módulos") en vez de por el problema que debe resolver. Un sistema con 200 módulos que no resuelve su cuello de botella es más caro que uno con 10 que sí lo hace. Antes de ver demos, escriba en una página cuál es el problema y cómo medirá que se resolvió.

2. No involucrar a quienes usarán el sistema

El sistema lo elige la gerencia, pero lo usa la operación. Cuando los usuarios finales conocen el sistema el día de la capacitación, el rechazo está garantizado — y un sistema que la gente no usa vale exactamente cero, sin importar cuánto costó.

3. Firmar sin plan de salida

Pregunta incómoda que debe hacer antes de firmar: "¿cómo me llevo mis datos si esto no funciona?". Si la respuesta es vaga, esa es su respuesta. Los datos son suyos; el contrato debe decirlo explícitamente, junto con el formato y el costo de exportarlos.

4. Subestimar la integración

El sistema nuevo no vivirá solo: tiene que hablar con su contabilidad, su facturación, su banco. "Se integra con todo" es una frase de folleto — pida ver una integración funcionando y pregunte cuánto cuesta construir las que faltan. La integración suele ser el 30% del costo real y el 0% del presupuesto inicial.

5. Confundir precio de licencia con costo total

Licencia + implementación + migración de datos + capacitación + soporte + personalizaciones + actualizaciones. Pida el costo total a 3 años por escrito. Los proyectos no se caen por la licencia: se caen por todo lo demás.

6. El big bang: cambiar todo de una vez

Reemplazar todos los sistemas simultáneamente es la forma más segura de paralizar la operación. Las implementaciones que funcionan van por fases, cada una con un entregable que produce valor por sí solo.

7. Contratar sin un responsable interno

Si el proyecto es "del proveedor", fracasará. Todo proyecto exitoso que hemos visto tiene un dueño interno con autoridad para decidir. El proveedor ejecuta; la dirección la pone usted.

Cómo ayuda ABCDesarrollos

Acompañamos a empresas en la selección, negociación e implementación de sistemas: definimos el problema con usted, evaluamos proveedores con criterios objetivos, exigimos las cláusulas de datos e integración que protegen su inversión, y ejecutamos la implementación por fases con un responsable claro.

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